GastroSpiegel, 08.01.2021 – „In der Krise hat sich deutlich gezeigt: Diejenigen, die ihre Organisation digitalisiert haben, sind jetzt im Vorteil“, betont Jochen Oehler, Geschäftsführer Progros. Seit Beginn der Pandemie sei die Nachfrage der Hospitality Branche nach digitalen Lösungen der Einkaufsgesellschaft sprunghaft um über 25 Prozent gestiegen. Denn gerade dann, wenn Mitarbeiter in Kurzarbeit oder Meetings nur unter erschwerten Bedingungen möglich sind, gleichzeitig aber im Eiltempo Rechnungen, Bestellungen, Lieferscheine oder Unterlagen für die Beantragung von Soforthilfen und Fördergeldern zusammengestellt werden müssen, könne der zentrale ortsunabhängige, mobile Zugriff auf alle Dokumente in digitaler Form der entscheidende Faktor für die wirtschaftliche Stabilität und agile Steuerung des Unternehmens sein, erläutert der Geschäftsführer. Die Corona-Pandemie habe gezeigt, dass digitale Lösungen für die Arbeitsorganisation wichtiger seien als jeder Aktenordner im Regal, wie Jochen Oehler bekräftigt.

Passende Lösungen

Neben dem klassischen Einkauf hat sich das Unternehmen auch auf die Digitalisierung des Einkaufs- und Rechnungsmanagements spezialisiert. Seit 2020 bietet Progros als einzige Einkaufscompany Deutschlands zudem nicht mehr nur eine, sondern gleich zwei Technologieplattformen zur Auswahl. Diese unterscheiden sich in ihren jeweiligen Ausprägungen sowie im Design und orientieren sich an bestimmten Schwerpunkten. Abgedeckt werden durch die Plattformen die webbasierte Bestellung, Warenwirtschaft sowie Rechnungs- und Vertragsmanagement. Sie sind beide mehrsprachig, revisionssicher als auch als Apps für den mobilen Einsatz verfügbar.

Jochen Oehler erklärt: „Somit schaffen wir für die Hospitality Branche eine größere Auswahlpalette. Durch eine kostenfreie Bedarfsanalyse erarbeiten wir mit den Häusern, welche der Plattformen am besten zu den jeweiligen Wünschen passt.“ So sei ein Web-Team, das aus der Hotellerie kommt, zuständig sowohl für Setup, Integration, Schulung, Beratung als auch für die tägliche Anwenderunterstützung. „Das bedeutet kurze Wege, Verständnis für die Arbeit vor Ort im Hotel sowie Klartext, anstatt technisches Kauderwelsch“, fügt der Progros-Geschäftsführer hinzu.

Hospitality-Branche im Aufbruch

Die Nutzung der Plattformen ist dem Unternehmen zufolge komplett unabhängig von einer sonstigen Zusammenarbeit mit Progros. Zudem werden bei beiden Plattformen alle Lieferanten eines Hotels abgebildet – bis hin zum lokalen Bäcker. Bestellungen bei dutzenden Lieferanten auf einen Klick seien damit Realität, verspricht die Einkaufsgesellschaft. Schnittstellen (Interfaces) zu über 50 führenden Finanzbuchhaltungssystemen entlasten die Buchhaltung, da alle Rechnungen kontiert und mit dem Bild der Rechnung übergeben werden. „Die Hospitality Branche hat sich 2020 jetzt auch im ‘Back-of-the-house‘-Bereich auf den Digitalisierungs-Weg begeben. Sie wird in den kommenden zwei bis drei Jahren massiv aufholen und ihre Potenziale somit noch besser ausschöpfen“, ist Jochen Oehler sicher. Er ergänzt: „Viele Betriebe gehen bereits voran. Das breite Feld zieht nach, um den Anschluss nicht zu verpassen.“ Zudem habe sich laut de Geschäftsführer die Erkenntnis durchgesetzt, „dass digitale Lösungen und Systeme inzwischen sehr einfach zu handhaben sind und sich jede Investition innerhalb kürzester Zeit amortisiert.“ Wer beispielsweise die Beschaffung automatisiert, werde den Aufwand für die Initialisierung des Systems sehr schnell durch bessere Einkaufskonditionen, Zeitersparnis beim Wareneinkauf und durch Effizienzsteigerungen in der Abrechnung und im Handling der Belege wettmachen. „Allein die zeitliche Entlastung liegt laut Studien bei Faktor 4“, sagt Oehler abschließend.

jb